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¿Tiene una bandeja de entrada de Gmail completa pero no desea eliminar correos electrónicos si los necesita más adelante? Archivar puede ser la respuesta, pero ¿qué significa eso?
¿Su bandeja de entrada de Gmail se siente abarrotada de correos electrónicos? Sin embargo, no desea eliminar todo si Necesito esa información en una fecha posterior. Ahí es donde entra en juego la función de archivo. Pero, ¿cómo se utiliza de forma eficaz? ¿Y cómo puedes volver a encontrar esos correos electrónicos cuando los necesitas?
Usar el archivo proporcionado por Gmail es la mejor manera de asegurarse de tener una bandeja de entrada limpia y organizada sin dejar de tener acceso a los correos electrónicos puede que necesite más adelante. En este artículo, cubriremos algunos temas relacionados con el archivo de correos electrónicos en Gmail para que pueda organizar su bandeja de entrada y eliminar parte del desorden.
Cubriremos los siguientes temas en este artículo sobre archivar el correo electrónico en Gmail:
¿Qué es Archivar en Gmail?
Cuando se trata de mantener limpia tu bandeja de entrada y organizado, tienes algunas opciones. Gmail te ofrece una buena función para ordenar tus mensajes en categorías como principal, promociones, social y más. Esta función es útil ya que mantiene esas molestas notificaciones promocionales y de redes sociales fuera de su bandeja de entrada principal. Esto ya es muy útil para organizar su bandeja de entrada.
Esta función ayuda a mantener las cosas más organizadas, pero incluso si está habilitada, es posible que su bandeja de entrada llenar bastante rápido y empiece a verse un poco caótico. En este caso, es posible que también desee comenzar a usar las funciones de eliminación y archivo para mover los correos electrónicos que ha atendido fuera de su bandeja de entrada.
Al archivar un correo electrónico, todavía guardar una copia del correo electrónico, pero ya no aparece en tu bandeja de entrada principal. Este correo electrónico se archivará de forma segura y podrá encontrarlo si alguna vez lo necesita. Además, cuando alguien le envíe otro correo electrónico en el mismo hilo que archivó, seguirá apareciendo en su bandeja de entrada. Por lo tanto, no tiene que preocuparse de perder algo o tener que monitorear varias cuentas o carpetas para ver si hay actividad.
La diferencia entre archivar y eliminar correos electrónicos
Hay una gran diferencia entre archivar correos electrónicos y eliminar ellos. Debe tener en cuenta esta diferencia porque a veces tendrá correos electrónicos que se pueden eliminar, mientras que ciertos correos electrónicos deben conservarse, ya que pueden contener información que puede necesitar.
Si elimina un correo electrónico, es movido a tu carpeta de basura. Permanecerá aquí por un período predeterminado de 30 días. Después de esto, se eliminará para siempre. Puede eliminar mensajes de spam y correos electrónicos sin pensarlo dos veces. Es bueno saber que si eliminó accidentalmente un correo electrónico, aún puede ir a buscarlo a la papelera dentro de ese período. También puede establecer el período dentro de su configuración si desea que sea más corto o más largo.
Archivar su correo electrónico solo lo elimina de la bandeja de entrada, pero el el mensaje aún se almacenará de forma segura. De esta forma, podrás recuperarlo en cualquier momento y sin estrés. El correo electrónico también permanecerá archivado indefinidamente a menos que lo mueva a otra carpeta o vuelva a su bandeja de entrada.
También es importante tener en cuenta que puede eliminar correos electrónicos que se han archivado. De esta manera, si alguna vez necesita liberar espacio y tiene correos electrónicos archivados que ya no necesita, puede eliminarlos y liberar espacio. Sin embargo, probablemente sea una buena idea no hacer esto con demasiada frecuencia, ya que es posible que nunca sepa cuándo necesitará volver a consultar un correo electrónico.
Me he encontrado en situaciones en las que alguien solicitaba información de correos electrónicos que crees que ya no son importantes y que se enviaron hace muchos años. Afortunadamente, tenerlos archivados significaba que podía consultar fácilmente esta información sin mucha molestia o estrés.
¿Por qué debería archivar correos electrónicos?
Aunque muy pocas personas archivan correos electrónicos, existen algunas buenas razones por las que debería comenzar a utilizar esta función con su cuenta de Gmail. Los estudios han demostrado que leer y responder correos electrónicos ocupa el 28% de la jornada laboral de un empleado. Con una estadística tan alta, es fundamental que su bandeja de entrada de correo electrónico funcione de la manera más eficiente posible.
El uso de la función de archivo para su cuenta de Gmail tiene los siguientes beneficios:
- Proporciona una bandeja de entrada más limpia y manejable
- Asegura que no se pierda información esencial o valiosa
- Facilita la búsqueda y la búsqueda de información cuando la necesita.
- Hace que su empresa cumpla con el tiempo que debe conservarse la información digital.
- Mantiene su negocio alejado de litigios, ya que es un requisito legal archivar o almacenar información digital durante algún tiempo.
Como puede ver, hay muchos razones personales y profesionales por qué puede ser beneficioso utilizar la función de archivo proporcionada por Gmail. También es tan sencillo utilizar esta función que se preguntará por qué no la ha utilizado todavía.
¿Cómo encontrar un archivo en Gmail?
No serviría de nada archivar correos electrónicos si no puede encontrarlos fácilmente cuando lo necesita. Por eso mucha gente mantener sus correos electrónicos en su bandeja de entrada principal, aunque no es ideal. Sin embargo, Google le ha facilitado enormemente el uso del archivo en Gmail.
Entonces, ¿dónde está «archivo» en Gmail? Hay sin carpeta de archivo en Gmail, lo que puede hacer que resulte complicado recuperar los correos electrónicos una vez que los haya archivado. Sin embargo, este no es el caso, ya que hay dos formas muy sencillas de encontrar sus correos electrónicos archivados.
En el escritorio
Veamos las dos formas diferentes en que puede obtener sus correos electrónicos archivados en su escritorio.
A través de la carpeta Todos los correos
Los correos electrónicos archivados son oculto por Google por defecto. Es por eso que no los ve cuando se desplaza por su bandeja de entrada. Sin embargo, una vez que ingrese a su carpeta ‘Todos los correos’, serán visibles para usted. Mientras está en su bandeja de entrada de Gmail, coloque el cursor sobre el lado izquierdo para expandir el menú lateral. Desde aquí, desplácese hacia abajo hasta ‘Todos los correos’ y haga clic en la carpeta. Al hacer esto, abrirá la carpeta que contiene todos sus correos electrónicos, incluidos los archivados.
Si bien este método funciona, no es el más efectivo si está archivar muchos mensajes cotidiano. Mirar manualmente una lista de cientos de correos electrónicos puede llevar mucho tiempo. Afortunadamente, existe una forma más sencilla.
Usando la barra de búsqueda
Este método es mucho más conveniente, especialmente si archiva muchos correos electrónicos. Cuando usa la barra de búsqueda para buscar un correo electrónico, asunto o tema, busca automáticamente todos sus correos electrónicos. Esto incluye sus correos electrónicos enviados y archivados. Como tal, cuando busque un tema específico a través de la barra de búsqueda, también encontrará el correo electrónico archivado relacionado con ese tema.
También hay una forma de reducir esto y usar la barra de búsqueda para ver solo los correos electrónicos archivados. Para hacer esto, escriba su tema, seguido de (NO etiqueta: bandeja de entrada). Mantenga el NO en mayúsculas; de lo contrario, no funcionará.
En dispositivos móviles
El proceso para dispositivos móviles es un poco diferente. Veamos los siguientes.
Encontrar correos electrónicos archivados en dispositivos Android
Encontrar sus mensajes archivados en la aplicación Gmail para dispositivos Android es muy simple. Todo lo que necesitas hacer es abre la aplicación de Gmail en su dispositivo Android. A continuación, toca el icono de la hamburguesa (tres líneas horizontales) y, desde este menú, puede optar por utilizar el método «Todos los correos» que aparece en la lista o la opción de la barra de búsqueda.
Encontrar correos electrónicos archivados en dispositivos iOS
Es posible que Gmail no sea el cliente de correo electrónico preferido entre los usuarios de iPhone. La aplicación Gmail todavía está disponible en la App Store de Apple. Si tiene la aplicación Gmail en su dispositivo iOS, puede acceder a sus correos electrónicos archivados tocando el ícono de hamburguesa y luego usando el método ‘Todos los correos’ o la barra de búsqueda.
¿Puede automatizar el archivado de correos electrónicos en Gmail?
En el ajetreo y el bullicio de la vida cotidiana, la automatización es a veces esencial para mejorar la productividad y la eficiencia. Afortunadamente, puede automatizar el proceso de archivar sus correos electrónicos en Gmail mientras trabaja. Esto significa que ya no tendrá que reservar tiempo para archivar o eliminar mensajes manualmente.
Una vez que haya abierto su cuenta de Gmail, puede hacer clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha de la aplicación. A continuación, elija ‘Ver todas las configuraciones’ para acceder al menú de configuración.
Debajo del toque ‘General’, busque la opción ‘Enviar y archivar’ y seleccione la opción ‘Mostrar la opción Enviar y archivar en la respuesta’. Una vez que haya realizado su selección, puede hacer clic en ‘Guardar’ en el parte inferior de la pantalla de configuración.
Ahora, cada vez que responda a los correos electrónicos, tendrá un nuevo botón de envío. El botón leerá enviar y mostrará el icono de archivo. Una vez que haya escrito su respuesta y haga clic en este botón, enviará su respuesta y archivará automáticamente el correo electrónico. Esto hace que mantener su bandeja de entrada limpia y organizada sea aún más fácil.
Línea de fondo
Archivar sus correos electrónicos es una forma eficaz de organizar su bandeja de entrada y mantenerla organizada. Es el equivalente a marcar una tarea como realizada en una lista de tareas pendientes. Gmail tiene una forma única de organizar su archivo, ya que no es una carpeta separada, sino una etiqueta. Esto significa que un mensaje se puede archivar y etiquetar con varios títulos, lo que facilita su búsqueda cuando sea necesario. A diferencia de tener una carpeta que elimina por completo el correo electrónico de la carpeta original una vez que se mueve, lo que dificulta su localización.
¿Utiliza la función de archivo de Gmail? ¿Qué tan efectivo ha sido para mantener organizada su bandeja de entrada?
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